Le carnet d'entretien de copropriété au Québec : le guide pratique pour les syndicats autogérés

Mis à jour en juillet 2026 · Par l'équipe CondoPilote · Information générale, ne constitue pas un avis juridique

Réponse rapide : le carnet d'entretien est obligatoire pour toutes les copropriétés divises du Québec depuis le 14 août 2025 (règlement de la Loi 16, décret 991-2025). Il doit être établi par un professionnel autorisé d'ici le 14 août 2028, mis à jour chaque année par le conseil d'administration, et révisé par un professionnel au moins tous les 5 ans (10 ans pour certains petits immeubles).

À quoi sert le carnet d'entretien?

Pensez-y comme au carnet de santé de votre immeuble. Il répond à trois questions que tout syndicat devrait pouvoir répondre en tout temps : qu'est-ce qu'on possède en commun (toiture, balcons, fondations, plomberie…)? Dans quel état est-ce? Et quand faudra-t-il l'entretenir, le réparer ou le remplacer — et à quel coût?

Sans carnet, chaque conseil d'administration repart de zéro, les entretiens s'oublient, et les mauvaises surprises finissent en cotisations spéciales. Avec un carnet, l'entretien devient prévisible — c'est exactement l'objectif de la Loi 16.

Qui a le droit de préparer le carnet?

Le premier carnet et ses révisions doivent être établis par un professionnel indépendant du syndicat, membre de l'un de ces quatre ordres :

• Ingénieurs (OIQ)
• Architectes (OAQ)
• Technologues professionnels (OTPQ)
• Évaluateurs agréés (OEAQ)

Un point qui surprend souvent : contrairement à l'étude du fonds de prévoyance, un comptable (CPA) ne peut pas préparer le carnet d'entretien — le législateur a réservé ce document aux professionnels du bâtiment. Et non, le conseil d'administration ne peut pas le rédiger lui-même, même avec le meilleur bricoleur de l'immeuble.

Ce que le carnet doit contenir

• L'inventaire des parties communes : chaque composante (toiture, revêtement, fenêtres communes, balcons, systèmes mécaniques et électriques…), son année d'installation et sa durée de vie utile estimée.
• L'état de chaque composante, constaté lors de l'inspection du professionnel.
• Le calendrier d'entretien courant : quoi faire, à quelle fréquence (nettoyage des gouttières, inspection de la toiture, entretien des systèmes…).
• La planification des réparations majeures et remplacements sur au moins 25 ans — c'est cette planification qui alimente l'étude du fonds de prévoyance.
• L'historique : les travaux et entretiens réalisés, à quelle date, par qui et à quel coût, avec les documents à l'appui (contrats, garanties, rapports).

Combien ça coûte?

Il n'y a pas de tarif réglementé. Sur le marché québécois, on observe des mandats combinés « carnet + étude du fonds de prévoyance » allant d'environ 1 500 $ à 5 000 $ et plus pour une petite copropriété, selon la taille, l'âge et la complexité de l'immeuble. Trois conseils pour payer le juste prix :

1. Demandez 2 ou 3 soumissions. Les écarts entre firmes sont considérables pour un même immeuble.
2. Combinez carnet et étude du fonds. La plupart des firmes offrent les deux ensemble à meilleur prix — les documents s'alimentent l'un l'autre.
3. Préparez vos documents. Un syndicat qui fournit ses factures de travaux, plans et rapports d'inspection ordonnés fait économiser des heures facturables.

La partie que personne ne vous dit : la mise à jour annuelle

Recevoir le carnet du professionnel n'est que le début. La loi exige que le conseil d'administration le tienne à jour chaque année : consigner les entretiens réalisés, les réparations effectuées, leurs coûts, et archiver les documents (contrats, garanties, rapports, manuels).

C'est ici que les petits syndicats échouent le plus souvent. Le carnet arrive en PDF ou en cartable, il est impeccable pendant un an... puis les administrateurs changent, le cartable dort dans un sous-sol, et trois ans plus tard personne ne sait ce qui a été fait. À la révision, le professionnel refacture pour reconstituer l'historique perdu.

La solution : un système de suivi vivant — avec des rappels d'échéances, un historique central et des documents rattachés — plutôt qu'un document statique. C'est exactement le problème que CondoPilote est en train de résoudre pour les syndicats autogérés.

Questions fréquentes

Mon duplex en copropriété divise est-il visé?

Oui. Toutes les copropriétés divises sont visées, peu importe la taille. Les petits immeubles bénéficient seulement d'une révision professionnelle aux 10 ans au lieu de 5.

On a déjà un « cahier d'entretien » maison. Est-ce suffisant?

Non pour l'obligation légale : le carnet conforme doit être établi par un professionnel autorisé. Mais votre cahier maison a de la valeur — il documentera l'historique et réduira la facture du professionnel.

Que se passe-t-il lors d'une vente?

L'acheteur (et son notaire, et son inspecteur) peut demander l'attestation du syndicat, qui reflète notamment l'état de l'entretien. Un carnet à jour rassure les acheteurs et protège la valeur de toutes les unités. Voir notre guide de l'attestation de vente.